L’attività del Polo sarà implementata attraverso un’attenta pianificazione, in questo saranno prefissati gli obiettivi e gli indici di performance da raggiungere, questo implica che sarà misurata costantemente, per ogni attività, la distanza dall’obiettivo previsto e sarà analizzato il gap; oltre questa analisi costante, saranno effettuate periodicamente delle indagini sul grado di soddisfazione dell’utenza, tramite interviste dirette che misureranno il livello di soddisfazione e fedeltà dell’utenza, eventuali gap tra gli elementi di valore inseriti nell’offerta, e la percezione di valore dell’utenza, l’analisi dei gap derivante, sarà preziosa per la costruzione delle successive attività.
La misurazione dei risultati e gli effetti di alcune attività, oltre al grado di soddisfazione dell’utenza, saranno analizzati utilizzando l’Impact Assessment Template, validato dall’Unione Europea in altri progetti.
Impact Assessment (IA) ovvero valutazione d’impatto è un processo volto a strutturare e sostenere lo sviluppo delle attività pianificate. Identifica e valuta le problematiche da affrontare e gli obiettivi perseguiti; identifica le principali opzioni per raggiungere l’obiettivo e ne analizza i probabili impatti in ambito (in questo caso) economico e organizzativo, ed evidenzia i vantaggi e gli svantaggi di ciascuna opzione ed esamina le possibili strategie da attuare.
Lo strumento di verifica più immediato a disposizione della Struttura Organizzativa potrà essere un semplice applicativo di gestione. Tale applicativo potrà essere utilizzato dai responsabili dei Gruppi di Lavoro e della Struttura Organizzativa in remoto al fine del costante monitoraggio delle attività previste.
Per il monitoraggio delle attività e la conseguente valutazione delle difficoltà che si possono presentare l’applicativo, debitamente compilato da ciascun soggetto, permette di avere istantaneamente la percezione del livello di avanzamento del progetto. La figura, rappresentata molto semplicemente da una maschera a forma di “cruscotto” permette a chiunque, immediatamente, di rendersi conto della presenza o meno di difficoltà. Ovviamente il programma permetterà, nelle cartelle interne, accessibili a gruppi di persone omogenee a seconda della riservatezza delle informazioni che si cercano, di:
- identificare il tipo di problema,
- stabilire all’interno di quale Gruppo di Lavoro si è verificato,
- stabilire se lo stesso è imputabile a:
- mancanza di coordinamento;
- insufficienza delle risorse a disposizione (tempo, strumentazioni, addetti);
- cattiva gestione delle attività da parte di persone e gruppi ecc.
- cause intrinseche e/o esterne.
Questo strumento potrà essere in grado di fornire un supporto, in ogni caso specie in momenti di difficoltà, per permettere al Coordinatore di:
- verificare al necessità di un intervento del (dei) Responsabile del Gruppo di Lavoro al fine di condividere le necessità e le difficoltà eventualmente incontrate ed individuare le possibili soluzioni;
- verificare la necessità di attivare il Consiglio di Amministrazione al fine di individuare e proporre soluzioni alle problematiche riscontrate;
- segnalare al Consiglio di Amministrazione la necessità di convocare l’Assemblea dei Soci.
Questo strumento potrà essere importante anche per la produzione di report di attività e, in una seconda fase, report finanziari.